ผู้ขอใช้บริการต้องเป็นนักศึกษาหรือบุคลากรของมหาวิทยาลัยขอนแก่น ที่ลงทะเบียนเข้าสู่ระบบอย่างถูกต้องเท่านั้น
คำขอทุกรายการต้องได้รับการอนุมัติจากอาจารย์ที่ปรึกษาที่ระบุในคำขอ ก่อนที่เจ้าหน้าที่ห้องปฏิบัติการจะดำเนินการส่งมอบอุปกรณ์
ในกรณีที่เกิดความเสียหาย แตกหัก หรือสูญหาย ผู้ขอใช้บริการต้องรับผิดชอบชดใช้เป็นอุปกรณ์ชนิดเดียวกันที่มีคุณภาพเท่าเดิม หรือชำระค่าเสียหายตามราคาที่มหาวิทยาลัยกำหนด
อุปกรณ์เครื่องแก้วต้องได้รับการล้างทำความสะอาดและอบแห้งให้เรียบร้อยก่อนนำมาส่งคืน